Excel 2007

    скачать   Учебник по пользованию Excel 2007 в pdf, одним файлом 13,91 Мб

Как настроить доступ к данным общей книги ?

1. В окне открытой общей книги перейдите к вкладке «Рецен­зирование».

2. В группе «Изменения» щелкните по кнопке «Доступ к книге» (рис. 2.27).

Рис. 2.28. Окно «Управление доступом к файлу». Вкладка «Подробнее»

3. В окне «Управление доступом к фай­лу» на вкладке «Подробнее» (рис. 2.28) в группе «Регистрация изменений» ак­тивируйте пункт «Хранить журнал изменений в течение:» и задайте нуж­ное количество дней. По умолчанию используется срок 30 дней.

Примечание . Журнал изменений – это сведения в общей книге об изменени­ях, внесенных в ходе последних сеансов работы. Сохраняются сведения о том, кто внес изменения, когда изменения были сделаны и какие данные были изменены.

•  В группе «Обновлять изменения» выберите промежуток вре­мени, через который будет автоматически происходить обнов­ление внесенных разными пользователями данных, а также задайте доступ к просмотру внесенных собственных и чужих исправлений.

•  В группе «Для противоречивых изменений» выберите приори­тет для сохранения внесенных изменений. При этом можно акти­вировать пункт «Запрашивать, чьи изменения имеют преимуще­ство» или же отдать предпочтение ранее сохраненным данным.

6. В группе «Включить в личное представление» задайте состав
личных представлений, выбирая нужные пункты «Параметры
печати» и «Фильтры».

Примечание . Представление – это набор параметров отображения и печати, которые можно задать и применять к книге. В одной книге можно создавать не­сколько представлений без необходимости сохранения каждого в отдельной ко­пии книги.

7. Закройте окно кнопкой «ОК».

Как работать с общей книгой ?

В большинстве случаев приемы работы с общей книгой не от­личаются от подобных действий с обычной рабочей книгой Excel . Тем не менее существует несколько отличий. Это касается в пер­вую очередь просмотра изменений, внесенных различными пользо­вателями общей книги.

Всякий раз при сохранении общей книги в нее записываются новые данные, внесенные различными пользователями за установ­ленный период. Для оперативного просмотра подобных изменений можно использовать автоматическое обновление, параметры кото­рого настраиваются, о чем сказано нижев инструкции «Как настро­ить доступ к данным общей книги?». Ячейки, которые подверглись корректировке, автоматически отмечаются синим верхним левым уголком. При помещении на этот уголок курсора мыши всплывает окошко, поясняющее, кто, когда и какие конкретно сделал изменения.

При активной работе нескольких пользователей с общей кни­гой может возникнуть конфликт ввода данных в одни и те же ячей­ки. В этом случае автоматически появляется диалоговое окно разрешения конфликтов, позволяющее выбрать, чьи изменения следует сохранить. В приведенных ниже настройках также можно задать постоянный приоритет внесенных изменений.

Как создать личные представления для общей книги ?

При работе с общей книгой можно использовать личные пред­ставления и установки, которые представляют собой наборы пара­метров отображения открытых окон и наборы печати.

Перед созданием представлений необходимо настроить окон­чательный вариант внешнего вида общей книги, а также устано­вить все нужные параметры печати.

1. В окне открытой общей книги перейдите к вкладке «Вид».